Gli ultimi mesi l’hanno definitivamente messo in chiaro: Smart working non significa lavorare da casa, significa poter lavorare insieme a colleghi e interlocutori di business attraverso una Digital Collaboration Platform. Chi ha potuto contare su soluzioni standard già correttamente configurate e integrate con l’ecosistema aziendale è riuscito a godere di performance e standard di sicurezza che hanno consentito a tutti i membri del team di continuare a svolgere le proprie attività senza alcun impatto sulla rapidità e sull’efficienza di ciascuna operazione. Molte organizzazioni hanno invece dovuto fare i conti con le criticità emerse durante l’uso di applicazioni e sistemi non all’altezza della situazione, frutto di scelte tattiche e di risposte frettolose, quando non improvvisate, alla situazione scatenata dall’emergenza coronavirus. Una situazione che ha dissolto una volta per tutte qualsiasi dubbio sulle conseguenze dell’immaturità digitale per le imprese. D’altra parte, volenti o nolenti lo scenario è destinato a cambiare, e chi non terrà il passo rimarrà inevitabilmente indietro: il mercato mondiale del social software e della collaboration professionale dovrebbe infatti crescere dal valore stimato nel 2018 di 2,7 miliardi di dollari a 4,8 miliardi di dollari entro il 2023. Un giro d’affari che dunque, secondo le previsioni Gartner, è destinato a raddoppiare.
Si tratta evidentemente di fare un passo non più procrastinabile: chi non si è ancora adeguato può trarre insegnamento da quanto sperimentato durante il lockdown e concepire un sistema (meglio ancora: un ecosistema) per la collaboration che valorizzi le reali esigenze di ciascun utente in funzione degli obiettivi di business, della conformità ai requisiti normativi e della data protection. Quando si tratta di piattaforme di collaboration e digital workplace, però, i vantaggi non riguardano solo gli utenti delle LOB: anche sul piano dell’IT management è possibile toccare con mano, e fin da subito, una serie di benefici che migliorano notevolmente la gestione delle risorse informatiche e del budget. Vediamo i cinque principali motivi che nei prossimi mesi spingeranno le imprese ad adottare una Digital Collaboration Platform.
AGILITÀ
Prima di ogni altra cosa, Digital Collaboration Platform è sinonimo di agilità. La crisi da Covid-19 ha fatto comprendere anche ai più scettici che non importa dove ci si trovi e con quale dispositivo si abbia la possibilità di connettersi: l’importante è rimanere in contatto con il proprio team e i propri clienti avendo la garanzia di poter lavorare senza limiti e senza mai uscire dall’ambiente digitale condiviso. Solo una soluzione strutturata, integrata con i processi aziendali e personalizzata per offrire la miglior user experience possibile a ciascuna tipologia di utente ha le carte in regola per rendere l’organizzazione davvero agile.
SICUREZZA
Secondo l’ultima Gartner Digital Worker Survey, il 58% degli utenti di business utilizza quotidianamente strumenti di messaggistica mobile in tempo reale, e il 45% ha riferito di adoperare con la stessa frequenza i social media network per le attività professionali. Dunque dipendenti e collaboratori sono già connessi, hanno piena familiarità con questi tool, collaborano attraverso queste reti e continueranno a farlo, col rischio di esporre informazioni sensibili e di generare vulnerabilità per l’intero ecosistema aziendale. Mettere loro a disposizione uno strumento costruito su misura (e che non abbia nulla da invidiare sul fronte dell’esperienza d’uso alle applicazioni consumer) è l’unica scelta sensata se si vogliono proteggere i network e i dati dell’impresa.
SCALABILITÀ
Una Digital Collaboration Platform deve poter essere configurata una sola volta anche da personale non altamente qualificato, anche nel momento in cui il numero di utenti cresce (o diminuisce). Le funzionalità e i privilegi d’accesso che ciascun end user ha a disposizione dipendono dalle policy stabilite dagli amministratori di sistema e possono essere applicate a nuove postazioni con una semplice operazione di drag and drop, senza dover intervenire sui device e sugli account di dipendenti e collaboratori. Deve garantire integrazioni con i sistemi delle terze parti che operano sul mercato e con sistemi legacy pre esistenti che vuol dire salvaguardia dell’ investimento, fino ad ora, impiegato. Un altro elemento da non sottovalutare, è l’utilizzo di dispositivi Audio/Video ad integrazione della piattaforma, in grado di velocizzare e semplificare l’accesso e diffusione di contenuti, anche in modalità asincrona, evidenziando un’ulteriore aspetto della Digital Collaboration volto a non farla apparire come un’ulteriore asset di cui occuparsi ma come un collaboratore sempre disponibile ad aiutarci.
EFFICIENZA
La Digital Collaboration Platform può diventare un vero e proprio hub all’interno del quale i vari team di lavoro hanno la possibilità di effettuare conversazioni end-to-end, condividere file, effettuare meeting coinvolgendo clienti e stakeholder e persino tenere le fila di intere progettualità. Da una parte, si costruisce man mano un repository dinamico, una sorta di diario degli eventi costantemente accessibile a tutti gli attori coinvolti nei vari progetti. Dall’altra, viene meno la frammentazione che contraddistingue qualsiasi workflow sul piano delle comunicazioni interne ed esterne, tra messaggi istantanei, e-mail e blocco note personale: ogni cosa converge sulla piattaforma di collaboration, a tutto vantaggio della semplicità organizzativa e di processo.
Con l’integrazione, poi, di strumenti di Intelligenza Artificiale, il flusso di lavoro riceverebbe una notevole accelerazione andando a demandare alcuni processi (base o complessi) a degli assistenti virtuali in grado di interagire col team in maniera proattiva.
RISPARMIO
Come risultante delle considerazioni fatte finora, possiamo dire che l’adozione di una Digital Collaboration Platform aiuta le imprese a risparmiare tempo, risorse e complessità sia sul piano della gestione dell’ordinaria amministrazione – nello svolgimento delle attività di business come dietro le quinte, a livello di sistemi informativi – sia su quello della capacità di affrontare emergenze e situazioni imprevedibili, garantendo la piena continuità operativa in qualsiasi condizione di utilizzo e in qualsiasi luogo si trovino i lavoratori. Adottando tale soluzione, inoltre, si garantisce un ritorno dell’investimento in brevissimo tempo andando, da subito, ad ammortizzare i costi di movimentazione del personale e aumentando in modo esponenziale il time to market.
